记录并保留机构社交媒体上的每篇帖子、评论和互动可能令人望而生畏，但不要惊慌。使用这些最佳实践来保持合规性，而不会陷入困境。
定义记录管理的角色和职责
让社交媒体存档成为每个人的责任，而不是让任何人分担，会使您的机构面临很多风险。对于跨平台管理多个个人资料的组织来说尤其如此。您在社交媒体上分享的信息越多，记录丢失的可能性就越大。
避免这种命运，需要与主要社交媒体利益相关者一起明确归档角色和职责。共同努力确定以下内容：
- 谁将成为社交媒体归档的负责人？此人负责开发和维护与社交媒体相关的最新记录保存流程。他们还负责按照贵组织设定的节奏执行或委派归档任务。
- 帖子应该多久存档一次？如前所述，这在很大程度上取决于您喜欢的存档方法。
- 存档内容将存储在哪里以及谁可以访问它？共享存储中的开放文件将使机构对可能篡改存档内容的任何不良行为者承担责任。为了安全起见，请指定可以安全存储记录（及其备份）的位置。
尽早并经常强调什么是公共记录
当人们想到“FOIA”时，他们会想到文件、意大利手机号码 照片和电子邮件。而社交媒体帖子通常不是人们最先想到的。您的团队有责任确保组织内的每一位员工都了解公共记录的真正定义以及社交媒体在其中所占的位置。
在员工培训和入职培训期间，加入您所在州被视为公共记录的内容类型的信息。更新您的社交媒体政策，明确规定社交媒体合规方面的注意事项。有时，可能会感觉沟通过度，但对于公共部门来说，谨慎总是比后悔好。
定期重新审视你的社交媒体政策
社交媒体网络经常变化，这些变化可以是任何事情——从新的服务条款到新功能。通过解决几个关键的决 所有这些更新都可能导致您的组织对社交媒体归档流程的方法发生变化。这就是为什么您必须定期重新审视您的社交媒体政策。
良好的社交媒体政策涵盖多个主题，包括个人帐户指南、组织关联规则和法律指南。这些主题远非一成不变，因此最好定期或在平台发生重大变化时重新审视它们。
社交媒体存档工具可简化流程
现在您已经掌握了一些最佳实践，可以参考一下这些工具了。以下平台将帮助您管理合规性需求，同时又不牺牲效率。
1. Sprout Social
Sprout Social 将社交媒体调度、报告、监听和归档统一到一个集中式工具中，为政府机构提供更简化的工作流程。如果有记录请求，营销人员可以使用“发布”部分中的搜索工具显示特定帖子。可以使用智能收件箱中的搜索工具找到相关评论和回复。
政府机构还可以使用 Sprout 的收件箱导出功能快速将智能收件箱中的帖子、消息和评论导出到 CSV 文件中，以便记录。这些导出功能提供了详细的元数据文档，包括消息类型和时间戳、柬埔寨号码 发送或编辑每条消息的 Sprout 用户以及原始网络上该消息的永久链接。
3.ArchiveSocial
ArchiveSocial是一款由 CivicPlus 提供支持的社交媒体归档解决方案。该工具支持政府机构的营销人员实时保留记录，符合公共记录法。虽然 CivicPlus 为公共部门组织提供了一系列解决方案，但 ArchiveSocial 是一款完全专注于归档的单点解决方案。
3. Pagefreezer
Pagefreezer是另一种实时数字存档解决方案，支持正确保 社交媒体归档最 留网络和社交媒体活动。该工具允许任何规模的组织永久保存社交媒体和其他平台上的数字内容，然后访问这些存档并重播它 们，就像它们仍然在线一样。虽然 Pagefreezer 提供的不仅仅是社交存档，但它们不提供任何社交媒体调度、报告或收听功能。